11. Parceiros de Negócios
11.1. Relações contratuais com parceiros comerciais
As seguintes informações sobre a proteção de dados são aplicáveis aos parceiros comerciais do Lidl e aos seus representantes legais, colaboradores e, se aplicável, aos sócios, acionistas ou beneficiários de parceiros comerciais. Os parceiros comerciais são pessoas singulares ou coletivas, que estão em negociações com o Lidl para o estabelecimento de uma relação comercial ou que já são parte de uma relação comercial com o Lidl. Os contratos de trabalho ou de estágio estão expressamente excluídos deste âmbito.
11.2. Finalidades do tratamento de dados / fundamentos legais
Para cumprimento de obrigações contratuais (Artigo 6.º, n.º 1, alínea b) do RGPD)
Caso seja uma pessoa singular a agir na qualidade de parceiro comercial do Lidl, as finalidades do tratamento dos dados pessoais resultam da implementação de medidas pré-contratuais que precedam uma relação comercial contratualmente regulada e do cumprimento das obrigações decorrentes do contrato celebrado.
Para cumprimento das obrigações legais (Artigo 6.º, n.º 1, alínea c) do RGPD)
Adicionalmente, o tratamento de dados pessoais no contexto da parceria comercial pode ser necessário em situações específicas, para cumprimento de requisitos legais. As finalidades concretas do tratamento de dados resultam, assim, dos requisitos legais em questão. Estas obrigações legais incluem, por exemplo, o cumprimento de obrigações de conservação e identificação no âmbito de prevenção do branqueamento de capitais, obrigações de reporte e controlo fiscal e o tratamento de dados no âmbito de averiguações de entidades oficiais ou de investigações de compliance, em conformidade com a respetiva legislação aplicável.
Para o cumprimento de interesses legítimos (Artigo 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD)
Caso seja funcionário, representante legal (por exemplo, gerente, administrador ou procurador), sócio, acionista ou beneficiário de um dos nossos parceiros comerciais, procedemos à recolha e tratamento dos dados referidos abaixo, no âmbito da relação comercial para concretização dos nossos interesses legítimos.
Estes interesses legítimos consistem, designadamente, na escolha de parceiros comerciais adequados, na realização de auditorias para verificação do cumprimento das normas aplicáveis, na realização de inquéritos para avaliação de empresas, no tratamento de dados de contacto, na atribuição de resultados de trabalho a parceiros comerciais específicos, na contabilização de transações comerciais, na negociação com pessoas de contacto que não são ou não serão parceiros comerciais diretos, bem como no tratamento de dados no âmbito do processo de digitalização. Outros interesses legítimos incluem convites para eventos, o exercício de direitos num processo judicial e a prevenção de desvantagens legais (por exemplo, em caso de insolvência), verificações de legitimidade (por exemplo, empresas de fornecimento e recolha de valores), defesa contra riscos e pedidos de responsabilidade, prevenção de riscos legais e desvantagens económicas, identificação e tratamento de emails potencialmente prejudiciais, controlos de acesso e admissão, esclarecimento de eventuais violações de compliance através de investigações internas de compliance (por exemplo, documentação de comportamentos contrários à legislação de concorrência), prevenção de infrações penais, resolução de danos resultantes da relação comercial, processamento digital da assinatura de contratos de forma célere e eficiente, registo correspondente do procedimento de assinatura para efeitos de verificação, bem como validação de assinatura eletrónica qualificada e outros finalidades administrativas internas (por exemplo, gestão de utilizadores e contratos, controlo e contabilidade de projetos, otimização de processos e fluxos de trabalho, processamento em sistemas de tickets e portais de TI).
Com base no consentimento (Artigo 6.º, n.º 1, alínea a) do RGPD)
O tratamento dos dados pessoais pode também ter por base o consentimento voluntário, nos termos do Artigo 6.º, n.º 1, alínea a) do RGPD.
11.3. Categorias de dados
Os dados específicos que são objeto de tratamento dependem, em grande medida, dos serviços contratualizados e do objeto da relação comercial. Deste modo, determinados elementos da presente informação poderão não ser relevantes para si.
De modo geral, os dados são recolhidos junto do parceiro comercial. No entanto, em determinadas situações, devido a obrigações legais ou interesses legítimos (por exemplo, no âmbito de verificações de compliance do parceiro comercial), também poderá ser necessário proceder ao tratamento de dados pessoais fornecidos por outras empresas, serviços de finanças, autoridades, agências de crédito, registos de insolvência, fontes acessíveis ao público (pesquisas na internet) ou outros terceiros. Neste âmbito, também se incluem notificações sobre eventuais violações de compliance, através dos nossos canais de denúncia.
Os dados pessoais relevantes podem ser:
Informações pessoais (por exemplo, nome próprio e apelido, morada e outros dados de contacto, data e local de nascimento, bem como nacionalidade), dados de legitimação e de autenticação (por exemplo, certidões do registo comercial, dados do bilhete de identidade/cartão de cidadão, assinatura),
Informações da empresa, bem como função, cargo e departamento na empresa, superior hierárquico, dados no âmbito da nossa relação comercial (por exemplo, dados de pagamento, dados sobre encomendas), dados sobre estruturas empresariais e propriedades da empresa, registos fotográficos e de vídeo (por exemplo, na entrega de mercadoria), dados de registo, nome e identificação de utilizador, ID de utilizador, dados necessários ao compliance (por exemplo, informação sobre referências, informações sobre insolvências, relatórios negativos, informações sobre investigações criminais relacionadas com o objeto do serviço), bem como outros dados comparáveis às categorias anteriormente identificadas.
Com a celebração do contrato podemos, por vezes, recolher dados sobre a sua solvabilidade junto de agências de crédito, no sentido de prosseguir os interesses legítimos acima mencionados. Os dados das agências de crédito destinam-se a verificar a avaliação de crédito. As agências de crédito conservam os dados que recebem, por exemplo, de bancos ou empresas. Estes dados incluem, em particular, o nome, apelido, data de nascimento, morada e informações sobre o histórico de pagamento. As informações sobre os dados conservados diretamente pelas agências de crédito podem ser consultadas junto das mesmas.
Caso seja celebrado um contrato com recurso a assinatura digital, procedemos ao tratamento dos dados pessoais relacionados (nomeadamente, endereço de e-mail, endereço IP, hora de processamento do respetivo documento contratual). Existe ainda a possibilidade de assinar determinados contratos através de assinatura eletrónica qualificada. Neste caso, além dos dados acima referidos, serão também tratados os dados referentes à certificação da assinatura. Estes dados encontram-se acessíveis a todos os intervenientes na aprovação e assinatura do contrato.
11.4. Destinatários / categorias de destinatários
Na nossa empresa, os respetivos departamentos têm acesso aos dados que lhes são fornecidos, na medida em estes que sejam necessários para cumprir obrigações contratuais ou legais ou para concretizar interesses legítimos, ou ainda quando o parceiro de negócios o tenha autorizado numa declaração de consentimento individual.
De modo geral, os departamentos em questão são o departamento de aquisições ou de compras e os destinatários do serviço dentro da organização nacional do Lidl com a qual o parceiro comercial estabeleceu uma relação comercial e ainda a Lidl Stiftung & Co. KG, para fins de apoio às empresas nacionais Lidl.
No âmbito de relações contratuais, para cumprimento de obrigações legais e para assegurar interesses legítimos, também é concedido acesso aos dados pessoais a subcontratantes, prestadores de serviços ou autoridades.
O cumprimento das normas de proteção de dados é contratualmente assegurado. Os dados também podem ser transmitidos às empresas do Grupo Schwarz, para cumprimento de obrigações contratuais.
Caso seja celebrado um contrato-quadro com o Lidl na sua globalidade ou com o grupo Schwarz como destinatário autorizado dos serviços, os respetivos departamentos de aquisição e de compras do Lidl ou do grupo Schwarz (Schwarz Beschaffung GmbH) têm acesso aos dados dos parceiros comerciais em questão, para estabelecimento de contacto, e os departamentos nacionais de compliance das empresas Schwarz terão acesso aos dados de verificação de compliance do parceiro comercial. Neste caso, serve de base o artigo 26.º do RGPD no contexto da responsabilidade conjunta pelo tratamento. Fora do nosso grupo empresarial, os dados apenas serão transmitidos caso tal nos seja legalmente imposto (por exemplo, investigações oficiais).
11.5. Duração do armazenamento / critérios de determinação da duração do armazenamento
Os dados pessoais são conservados durante o período necessário para cumprir as finalidades mencionadas acima. Assumem particular relevância, neste âmbito, as obrigações legais de conservação previstas na legislação fiscal, civil e comercial portuguesa, que prevê a conservação de dados entre dez e doze anos. Em situações particulares, também podem ser conservados dados adicionais (por exemplo, em caso de documentos de obra).
11.6. Obrigação de disponibilização dos dados
No âmbito da nossa relação comercial, devem ser fornecidos os dados pessoais necessários para o estabelecimento, execução e cessação de uma relação comercial, bem como para o cumprimento das obrigações associadas, e cuja recolha nos seja imposta por lei ou autorizada com base em interesses legítimos. Sem estes dados, de modo geral, não estamos em posição de poder estabelecer uma relação comercial com o parceiro.
11.7. Transferência de dados para países terceiros
No caso de ser necessário transferir dados pessoais para destinatários fora do Espaço Económico Europeu (EEE), a transferência apenas ocorrerá se a Comissão Europeia tiver confirmado que o país terceiro em questão assegura um nível de proteção de dados adequado e tiver sido acordado com o destinatário dos dados um nível de proteção de dados adequado (por exemplo, através de cláusulas-tipo de proteção de dados da UE), se nos tiver sido dado o seu consentimento ou se tal nos for legalmente imposto nos termos da lei aplicável.
